لوگوی ماد
0

سبد خرید شما خالی است.

0

برای مشاهده لیست وارد شوید...

مشاهده محصولات فروشگاه

مدیریت زمان

دسته بندی ها : آخرین مقالات, توسعه فردی, مقالات 4 تیر 1397 ehsan shaabani 1743 بازدید

مدیریت-زمان-ماد-ب)

نویسنده: علی جمشیدی

مدیریت زمان یعنی استفاده موثر از مان. برای استفاده موثر تر از زمان باید فعالیتهایی که انجام می دهیم یا فعالیتهایی که نباید انجام دهیم را سر و سامان دهیم. بنابراین مدیریت زمان،  همان مدیریت بر خود است. در بیان اهمیت مدیریت زمان قدری به جمله پیتر دراکر (پدر علم نوین مدیریت) بیاندیشید:

اگر شما زمان خود را نتوانید مدیریت کنید، هیچ جیز دیگری را نیز نخواهید توانست مدیریت کنید. در واقع کسی که توانایی مدیریت امور خود را ندارد، انتظار نمی رود که بتواند دیگران را مدیریت نماید. مديريت زمان موجب  افزایش بهره وری فردی و شغلی و همچنین  كاهش استرس شده و همين امر موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.

مزاياي استفاده از مديريت زمان:

  • با مديريت زمان تعيين مي كنيد كه كدام يك از كارهايي كه انجام مي دهيد مهمتر است اين عمل كمكمي كند به برخي از فعاليتها اولويت زيادي داده و برخي از فعايتها را حذف كنيد.
  • مديريت زمان كمك مي كند كه از طريق حذف مزاحمتها و فعاليتهاي غير ضروري مدت زماني را كه واقعاً كار مي كنيم افزايش دهيم.
  • مديريت زمان موجب كاهش استرس شده و همين امر موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.

پنج اصل  کاربردی در  مدیریت زمان

اصل اول: داشتن اهداف مشخص

مدیریت زمان به خودی خود ارزشی ندارد. مدیریت زمان یک روشی هست برای اینکه شما به اهدافتان برسید. بنابراین اگر شما هدف مشخصی نداشته باشید، مدیریت زمان هم معنایی نخواهد داشت.اگر مسیر شما ناکجا آباد باشد، حتما به آنجا خواهید رسید.

بنابراین اولین اصل در مدیرت زمان این است: داشتن هدف مشخص . هدف مشخص را چندین بار با خودتان تکرار کنید، چون اگر این کار را بکنید متوجه خواهید شد که غالب افراد از نداشتن هدف مشخص در زندگی رنج می برند. داشتن یک زندگی خوب، مفید بودن برای جامعه، رسیدن به آرامش و … هیچ کدام هدف مشخص محسوب نمی شوند. هدف مشخص باید دارای ویژگیهای زیر باشد:

  • Specific مشخص و واضح باشد.                 
  • Measurable قابل اندازه گیری باشد.         
  • Achievable دستیافتنی باشد.          
  • Realistic واقعی باشد.
  • Timely محدوده زمانی داشته باشد.                

موثرترین روش برای دستیابی به اهداف بلند مدت این است که آنها را به اهداف کوتاه مدت تر و مشخص تر خرد کنید. خرد کردن اهداف به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید برنامه روزانه داشته باشید و روند دستیابی به اهداف را ارزیابی کنید. برنامه های روزانه خود را در به صورت چک لیست یادداشت نمایید، زمان انجام آنها را مشخص نمایید و در پایان روز نتیجه را بررسی نمایید. اهداف کوتاه مدت و برنامه های هفتگی و روزانه، باید مکتوب باشند.

اصل دوم: اولویت بندی کارها

کلیه فعالیت هایی که ما در طول روز انجام می دهیم به دو دسته تقسیم می شود:

کارهای مهم: کارهایی هستند که در راستای اهداف تعیین شده ما هستند و در تاثیر آنها در بلند مدت

بر روی اهداف مان مشخص می شود. مانند شرکت در یک دوره آموزشی، ورزش کردن، برنامه ریزی کردن و …

کارهای ضروری: کارهایی هستند که باید در زمان مشخصی انجام شوند. و انجام دادن یا ندادنشان در کوتاه مدت تبعاتی دارد. مانند پاسخ دادن به تماسهای تلفنی، پذیرایی از یک میهمان ناخوانده و …

با در نظر گرفتن این دو نوع فعالیت، متوجه می شویم که در واقع ما با چهار نوع فعالیت همیشه مواجه هستیم:

  • کارهای مهم و فوری: این قبیل کارها هم اهمیت زیادی برای ما دارند و هم اینکه باید در زمان مشخصی انجام شوند. چون همراه با فورت هستند، این کارها خود به خود انجام می‌‌گیرد. به قول یک ضرب المثل، میت هیچگاه روی زمین نمی ماند. اگر شما در خیابان دچار سانحه شوید، رفتن به بیمارستان یک کار مهم و ضروری است. مهم است چون با سلامتی شما ارتباط دارد، فوری است زیرا همین الان باید مراجعه کنید، نمی توانید بگویید دو روز دیگر می روم. فوریت این نوع کارها باعث می شود که به موفع انجام شوند، اگر شما هم نتوانید معمولا افرادی پیدا می شوند که شما را به بیمارستان منتقل کنند. شرکت در آزمون استخدامی هم از همین نوع است.
  • کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا می‌‌کنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق می‌‌اندازند. چون فوریتی ندارند، معمولا انجام دادن آنها، به تعویق می افتد. مانند ورزش کردن. شما اگر امروز ورزش نکنید هیچ زیانی به شما نمی رسد، هیچ اجباری هم وجود ندارد که امروز ورزش کنید. چون هیچ فوریتی وجود ندارد، غالب افراد برای این کار بهانه می آورند. اما در بلند مدت آثار ورزش نکردن نمایان خواهد شد. در واقع انجام دادن این قبیل کارها نیاز به کنترل های درونی و انضباط فردی دارد. انضباط فردی همان عاملی است که شما را وادار می کند کارهایی را که می دانید مهم است به موقع انجام دهید، حتی اگر تمایل به انجام آن ر ا ندارید. به جرات می گویم یکی از مهمترین عوامل موفقیت همین انضباط فردی است.
  • کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما برای انجام آنها فوریت وجود دارد. مثلا اگر ماشین شما پنچر شود، ضرورتا باید برای پنجرگیری اقدام نمایید. این قبیل کارها را می توان تفویض کرد و یا به گونه ای مدیریت کرد که وقت کمتری از ما گرفته شود.
  • کارهای غیر مهم و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری (گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم می‌‌کنند.

موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت در مدیریت زمان:  

  • از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.
  • کارها را اولویت بندی کنید.
  • راهزنان وقت را بشناسید.
  • راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.

عوامل اتلاف زمان (راهزنان زمان) را بشناسید:

  • گم کردن چيز های مورد نياز
  • جلسات
  • وقفه ها
  • کاغذ بازی های بی حاصل
  • مشکلات کاری
  • واگذاری کار به صورت معکوس
  • کمال طلبی
  • آشفتگی و عدم تمرکز
  • صحبتهای کم اهمیت
  • میهمانان ناخوانده
  • تلفنهای مزاحم و غیر ضروری
  • نداشتن انضباط کاری
  • سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
  • دوباره کاری
  • ناتوانی ” نه ” گفتن به خواسته های نابجا
  • عادت امروز و فردا کردن

اصل سوم: مهارت نه گفتن

اگر در صدد کسب موفق هستید، علاوه بر برنامه ریزی و تمرکز باید بتوانید موارد ناخواسته را دفع کنید. موارد ناخواسته و پیش بینی نشده، اصطلاحا راهزنان زمان نامیده می شوند. راهزنان زمان برنامه های شما را مختل می کنند و زمان شما را هدر می دهند. یکی از مهمترین مهارتها در این زمینه مهارت نه گفتن است.

وارن بافت یکی از ثروتمندترین افراد دنیا می گوید، تفاوت افراد موفق و افراد خیلی موفق در این است که افراد خیلی موفق، تقریبا به همه چیز نه می گویند. از نظر استیو جابز نیز نوآوری یعنی نه گفتن به برخی چیزها

برای نه گفتن اصول زیر را تمرین کنید:

  • صریح و قاطع نه بگوید.
  • محترمانه نه بگویید.
  • بعد از نه گفتن عذرخواهی نکنید.
  • توضیحات اضافی ندهید.

البته این نکته را در نظر داشته باشید که شما قبل از اینکه مهارت نه گفتن را به دست بیاورید، باید مهارت نه شنیدن را نیز  بیاموزید. منظور این است که اگر کسی به شما نه گفت، نباید نگران شوید، توقعات بیجا از دیگران نداشته باشید، و مسئولیت زددگی تان را خودتان بپذیرید. عزت نفس داشته باشید و نشان دهید که نه گفتن دیگران هیچ تاثیری نمی تواند در اراده و انگیزه شما ایجاد کند.

 اصل چهارم : هنر تفویض   اختیار

از نظر پیتر دراکر مدیریت یعنی هنر تفویض اختیار . واگذاری یا محول ساختن وظایف ، هنر انجام دادن کار از طریق دیگران است . هر چه بیشتر در مسیر شغلی خود پیش می رویم، نیاز به همکاران برای انجام دادن کارها محسوس تر میشود. بسیاری از مدیران از محول کردن کار به دیگران و عدم کنترلی که این کار به دنبال خواهد داشت، واهمه دارند اما آزاد ساختن وقت خود برای انجام کارهای مهمتر و مفیدتر ضروریست. تفویض اختیار باعث رشد تفویض کننده و هم تفویض شونده می شود.

برخی از مهمترین اصول  تفویض اختیار:

  • تفویض اختیار باید مرحله به مرحله باشد.
  • تفویض اختیار باید همراه با دستوراعمل های واضح و شفاف باشد.
  • تفویض اختیار باید همراه با همراه با حمایت های لازم باشد.
  • به عنوان یک مدیر هرگز کارهای شخصی تان را به زیر دستان تفویض نکنید.
  • فراموش نکنید، تفویض اختیار به معنای تفویض مسئولیت نیست!!! مسئولیت نهایی کارهایی که به شما محول شده است،  با شماست و قابل تفویض نیست.

اصل پنجم: برنامه ریزی روزانه

اهداف سالیانه یا ماهیانه باید تبدیل به اقدامات یا برنامه های روزانه شوند. در واقع تا اهداف را به فعالیتهای روزانه تبدیل نکنید، اهداف شما رویایی بیش نخواهند بود. برای این منظور کافی است لیست فعالیتهایی که قرار است روز بعد یا روزهای بعد انجام دهید را مشخص نمایید و سپس بر اساس لیست مشخص شده کارها را پیش ببرید. برای این کار استفاده از یک دفترچه یادداشت یا نرم افزارهای برنامه ریزی روزانه الزامی است.

ehsan shaabani

راه آسان‌تری برای ارتباط با کاربران‌مان پیدا کرده‌ایم :) عضویت در کانال

مطالب زیر را حتما بخوانید:

قوانین ارسال دیدگاه در سایت

  • چنانچه دیدگاهی توهین آمیز باشد و متوجه اشخاص مدیر، نویسندگان و سایر کاربران باشد تایید نخواهد شد.
  • چنانچه دیدگاه شما جنبه ی تبلیغاتی داشته باشد تایید نخواهد شد.
  • چنانچه از لینک سایر وبسایت ها و یا وبسایت خود در دیدگاه استفاده کرده باشید تایید نخواهد شد.
  • چنانچه در دیدگاه خود از شماره تماس، ایمیل و آیدی تلگرام استفاده کرده باشید تایید نخواهد شد.
  • چنانچه دیدگاهی بی ارتباط با موضوع آموزش مطرح شود تایید نخواهد شد.

نظرات کاربران

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

    لینک کوتاه :
    لوگوی ماد

    تمامی حقوق این سایت برای موسسه آموزش عالی آزاد ماد است و کپی برداری از آن پیگرد قانونی دارد.