8 راه کار طلایی برای افزایش بهره وری در سازمان + تفکر کایزن

بهره وری چیست؟

حتما زیاد شنیده اید که می گویند فلان دستگاه یا فلان کارگر، یا فلان… کارایی بالایی دارد. کارایی یعنی عملکرد یک فرد/دستگاه نسبت به منابعی که مصرف می کند (نسبت ستاده به داده). 

بنابراین کارایی یک مفهوم کمی است. مثلا ما اگر دو تا کارگر داشته باشیم، اولی در مدت یک ساعت یک متر چاه حفر می کند، دومی در همان یک ساعت یک و نیم متر چاه حفر می کند، کارایی دومی بالاتر است.

اگر کارایی را به معنای انجام دادن درست کارها (انجام دادن کارها با منابع مصرفی کمتر) معنی کنیم، اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای درست. اثربخشی یعنی اینکه آیا هدف نهایی ما محقق می شود؟
سازمانها و افراد زیادی را می بینید که کارایی بالایی دارند، لیکن اثربخش نیستند، مثلا فروشنده ای که در یک در یک روز کاری با 350 نفر تماس تلفنی برقرار می کند کارایی بالایی دارد اما اگر نتواند فروشی را انجام دهد اثربخشی پایینی دارد.

به نظر شما کارایی مهم تر است یا اثربخشی؟

پاسخ این است: هر دو. بهره وری یعنی کارایی همراه با اثربخشی. در واقع بهره وری یعنی انجام دادن کارهای درست به روش درست. بهره وری یعنی اینکه ما تصمیمات درست بگیریم و آنها را درست اجرا کنیم.

 راهکارهایی جهت افزایش بهره وری در سازمان:

o كاهش ضایعات و هزینه ها

o ایجاد تعهد در كاركنان

o توجه به كاركنان

 o ایجاد انگیزه  (برای مطالعه بیشتر در مورد انگیزه کارکنان کلیک کنید)

o مشتری مداری و توجه به مشتری

o استاندارد کردن و ساده کردن فرایندها

o کوچک سازی سازمان

o توجه به تغییر و نوآوری در سازمان

بهره وری از دیدگاه مولانا

مولانا به زیبایی تمام، در قصیده ای معروف، دلیل اصلی ناکامی انسانها و کسب و کارها را موشهایی (موداها) می داند که بصورت خرد خرد، دارایی و انرژی آنها را می دزدند. موش در نظر مولانا همان مودایی است که در مدیریت کیفیت ژاپنی بحث شده است. 

با نگاهی عمیق تر، مولانا همان جمله معروف پیتر دراکر را بیان می کند که مشکلات امروز ناشی از راه حل های دیروز است. برای ایجاد بهره وری در سازمان، ابتدا باید موداها (فعالیت های زائد) را حذف کرد.

ما در این انبار، گندم می‌کنیم
گندمِ جمع‌آمده، گم می‌کنیم
می‌نیاندیشیم آخر ما به هوش
که‌این خلل در گندم است از مکرِ موش
موش تا انبار ما حفره‌ زده‌ است
وز فَن‌اش، انبار ما ویران شده است
اول ای جان دفع شرِ موش کن
وانگهان در جمع گندم، جوش کن
ریزه‌ریزه صدق هر روزه چرا
جمع می‌ناید درین انبار ما

تفکر کایزن و بهره وری

به دلیل موفیت چشمگیر ژاپنی ها، و بهره وری بالای سازمانهای ژاپنی، بسیاری از اصلاحات و اصول ژاپنی ها به ادبیات مدیریت در سراسر دنیا وارد شده است. 

یکی از رایج ترین اصطلاحات ژاپنی در مدیریت در سراسر دنیا همین اصطلاح کایزن است. کایزن یعنی بهبودمستمر. کایزن یعنی اینکه اگر شما به دنبال تحول هستید لازم نیست از فردا همه چیز را تغییر بدهید، لیکن می توانید قدم های کوچک ولی مستمر بردارید.

تفکر کایزن یعنی هیچ روزی نباید بدون یک اصلاح کوچک در یکی از بخش های سازمان، سپری شود. در احادیث ما نیز آمده است که اگر امروزتان مثل دیروزتان باشد، شما مغبون شده اید. در واقع تفکر کایزن، یعنی به دنبال تغییرات انقلابی نباشید، زیرا احتمالا با مقاومت مواجه خواهید شد. بلکه عادت های مثبت و مستمر ایجاد کنید. تغییرات کوچک را دنبال کنید.

نظام آراستگی محیط کار (5S)

هر سازمانی به دنبال، استقرار استانداردهای جهانی و ملی در راستای افزایش بهره وری و بهبود کیفیت است. دریافت گواهینامه های مختلف ISO، EFQM، 6SIGMA و …. یکی از فانتزی های اکثر مدیران است. آما آیا یک برگ کاغذ قاب شده، در عمل سودی برای شما دارد؟
کلیه نظامهای کیفیت و بهره وری، یک الزامات مقدماتی دارد. در واقع 5S ساده ترین، اساسی ترین، زیر بنایی ترین قدمی است که یک سازمان باید در راستای ارتقای بهره وری و بهبود کیفیت بردارد. پیاده کردن 5S کار بسیار ساده ای است ، لیکن بسیار تاثیر گذار. 5S ، پنج اصل کلی و ساده دارد:
S 1: هرچیزی که نفعی برای شما ندارد حذف کن
S2: چیزهایی که ضروری است را مرتب و ساماندهی کن
S3: محیط کار را نظافت کن و تمیز نگه دار
S4: استاندارد سازی کن
S5: اصول فوق را فرهنگ سازی کن و آنها را به الگوهای اخلاقی تبدیل کن
پیاده سازی 5S می تواند باعث کاهش استرس کارکنان، افزایش بهره وری سازمان، کاهش وابستگی سازمان به افراد و … شود.