طراحی ساختار نیروي انسانی  در 3 قدم

طراحی ساختار منابع انسانی، زیر بنایی ترین اقدام در مدیریت منابع انسانی است . بدون داشتن یک ساختار منابع انسانی مؤثر، نه گزینش خوبی می تواند صورت بگیرد، نه ملاکی براي حقوق و دستمزد وجود خواهد داشت، نه انگیزشی ایجاد می شود و نه هیج چیز دیگري.

بنابراین طراحی ساختار نیروي انسانی به طور صحیح و اصولی باید انجام گیرد. زیرا در غیر اینصورت، مشکلاتی اعم از دوباره کاری در سازمان ها، گله کارکنان از یکدیگر یا مافوق، برآورده نشدن انتظارات و ده ها مسئله دیگر در سازمان رخ می دهد که همگی به دلیل صحیح نبودن ساختار نیروی انسانی می باشند.

قدم اول

قدم اول در طراحی ساختار نیروي انسانی این است که کلیۀ فعالیت ها و کارهایی را که قرار است در شرکت شما انجام شود، فهرست بندي یا به عبارت دیگر، لیست کنید. مثلاً جست و جوي تأمین کننده، تماس با آن ها و خرید مواد اولیه و…

حال، فعالیت ها و کارهاي مشابه را گروه بندي کنید و براي هر کدام یک عنوان شغلی در نظر بگیرید. مثلا وظایف تحقیق و جست و جوي تامین کننده، مذاکره و و عقد قرارداد خرید مواد اولیه را می توانید به عنوان مدیر خرید گروه بندي کنید.

قدم دوم

در قدم بعدی طراحی ساختار نیروي انسانی ، عناوین شغلی را از نظر روابط عمودي تعریف نمایید. مثلا ممکن است بگویید مدیر بازرگانی بالاي دست مدیر خرید قرار می گیرد. دقت نمایید که حداقل سلسله مراتب باید ایجاد شود. جک ولش زمانی که به عنوان مدیر عامل جنرال الکتریک منصوب شد، در آن سازمان 27 سطح مدیریتی وجود داشت، جک ولش این سطوح مدیریتی را به 9 سطح کاهش داد وهمین امر موجب نجات جنرال الکتریک از ورشکستگی و نهایتا سودآوري خیره کننده آن شد.

سازمان هاي نوین سازمان هاي تخت هستند. در بخش مالی یک شرکتی که حدودا 200 نفر نیرو دارد، لازم نیست بعد از مدیر عامل رئیس امور مالی و بعد از ایشان مدیر مالی و بعد از ایشان حسابدار باشد . شاید اگر بخواهیم یک ساختار مؤثر داشته باشیم دو پست رئیس امور مالی و مدیر مالی را حذف نماییم.

قدم سوم

سومین قدم در طراحی ساختار نیروي انسانی ، شرح شغل برای اعضای تیم است. یعنی باید براي تک تک عناوین شغلی شرح شغل جداگانه و شرایط احراز شغل جداگانه بنویسید. مثلا براي یک شغل مانند انباردار باید مشخص کنید، منظور شما از انبارداري در این شرکت چیست؟ چه وظایفی دارد؟ چه اختیاراتی دارد؟ چه شرایطی بر این شغل حاکم است؟ و بالاخره کسی که باید این شغل را احراز کند، از نظر سن، جنسیت، مهارت ها، مدرك تحصیلی و… باید داراي چه شرایطی باشد؟

اکثر مشکلاتی که در سازمان ها وجود دارد، معمولاً از این نوع هستند: چرا علاوه بر مدیر من، فلانی هم به من دستور می دهد؟ مگر من چند تا رئیس دارم؟ این کار جز وظایف من نیست! چرا روز اول نگفته بودید؟ این کار از عهده من خارج است! من براي این کار وقت ندارم و…. همه این چالش ها و مشکلات به نبود یک ساختار منظم نیروي انسانی بر می گردد.

طراحی فرم شرح شغل

به طور کلی در بخش شرح شغل حین طراحی ساختار نیروي انسانی براي تک تک مشاغل باید موارد زیر را مشخص کنید:

عنوان شغل/ تعریف شغل / وظایف و اختیارات شغل / مسئولیت هاي شغل / روابط شغل (این که از چه کسی دستور می گیرد و به چه کسی دستور می دهد) / شرایط شغل (ساعات کار، محل کار، حقوق و مزایا، و…) / و… همچنین در بخش شرایط احراز شغل نیز باید براي تک تک مشاغل موارد زیر را مشخص نمایید:

سن / جنسیت / مهارت هاي مورد نیاز / مدرك تحصیلی / شخصیت / سایر ویژگی هاي فردي.

نمونه فرم شرح شغل

جذب کارکنان شایسته

هنگام طراحی ساختار نیروي انسانی باید دقت کنید که کارکنان شایسته را جذب نمایید. فرض اصلی جیم کالینز این است که ویژگی اصلیِ محیط امروز، پیش بینی ناپذیري است . این که همه چیز تغییر می کند و دوباره هم تغییر می کند و باز هم تغییر خواهد کرد. در چنین شرایطی، به جاي این که دربارة مقصد اتوبوسی که سوارش هستیم صحبت کنیم، بهتر است به این فکر کنیم که چه کسانی در این اتوبوس همراه ما هستند.

است. نیروي انسانی که داراي وجدان کاري بالا، مسئولیت پذیر و داراي ابتکار عمل است، می تواند باعث بالندگی سازمان گردد. همچنین نیروي انسانی که فاقد موارد فوق می باشد و از طرفی مهارت بالایی دارد، می تواند موجبات سقوط یک سازمان را فراهم کند . پس مدیران در وهله اول باید به اهمیت گزینش کارکنان پی ببرند و سپس قدم های بعدی طراحی ساختار نیروي انسانی را انجام دهند.

خطاهای رایج جذب کارکنان شایسته

دو نوع خطا عمدتا در گزینش نیروي انسانی اتفاق می افتد. خطاي آلفا یعنی جذب افراد فاقد شرایط. درواقع شما فردي را جذب کرده اید که شرایط لازم را ندارد و بعد از مدت کوتاهی متوجه می شوید که اشتباه کرده اید. خطاي بتا یعنی رد افراد واجد شرایط. در واقع شما یکی از متقاضیان واجد شرایط استخدام را رد کرده اید، در صورتی که آن فرد، براي شما واقعاً مناسب بوده است.

هر دو نوع خطاي آلفا و بتا به یک اندازه مهم هستند. هدف از گزینش صحیح در طراحی ساختار نیروي انسانی این است که بتوانیم با کاهش خطاي آلفا و بتا مناسب ترین فرد را شناسایی و جذب کنیم.

نتیجه گیری

بنابراین طراحی ساختار نیروي انسانی بیش از آنچه تصور می کنید، اهمیت دارد. اگر ساختار نیروی انسانی سازمان اصولی و حرفه ای نباشد، منجر به مشکلاتی از جمله نارضایتی کارکنان، افزایش سطح انتظارات کارکنان، دوباره کاری ها و … خواهد شد.

موسسه کسب و کار ماد، دوره های مدیریت کسب و کار از جمله کارگاه منابع انسانی را برگزار می نماید. در کارگاه منابع انسانی کلیه موارد مربوط به این حوزه از جمله طراحی ساختار نیروي انسانی تدریس می گردد. در صورت تمایل، می توانید در کارگاه دو روزه مدیریت منابع انسانی موسسه ماد شرکت نمایید. برای ثبت نام، می توانید با شماره 09170003188 تماس بگیرید یا به واتساپ همین شماره پیام دهید.