نکاتی برای مدیریت زمان
مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر فرد در زندگی خود باید آن را یاد بگیرد. با فراگیری این مهارت، فرد قادر خواهد بود زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کند و به دستاوردهای بیشتری در زندگی شخصی و حرفه‌ای دست پیدا کند.
در این مقاله، به بررسی و آموزش نکات کاربردی مدیریت زمان پرداخته می‌شود تا هر فرد بتواند با استفاده از این راهکارها، به بهره‌وری بیشتری در کارهای خود برسد و زندگی موفق‌تری را تجربه کند.
از راهکارهای مدیریت زمان موثر و اثربخش برای برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و استفاده هوشمندانه از زمان گذشته تا راهکارهای نوین و فناورانه، همه در این مقاله به بررسی می‌پردازیم تا خوانندگان عزیز بتوانند با تکنیک‌ها و راهکارهای مدیریت زمان آشنا شده و زندگی بهتری را آغاز کنند.
مهارت مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان به معنای سروقت حاضر شدن و خوش قول بودن نیست. به معنای برنامه ریزی دقیق و ایجاد جدول زمان بندی هم نیست. مدیریت زمان در یک کلمه، به معنای مدیریت بر خود می باشد.
مدیریت زمان، یعنی استفاده موثر و کارا از زمان. برای استفاده موثرتر از زمان باید فعالیت هایی که برای ما مهم هستند و بایستی در اسرع وقت انجام دهیم، و همچنین فعالیت هایی که نباید انجام دهیم و به آن ها نه بگوییم را مشخص کنیم. لازمه این کار، داشتن یک استراتژی در زندگی است.
کسی که توانایی امور خود را ندارد، انتظار نمی رود که بتواند دیگران را مدیریت نماید. مدیریت زمان موجب افزایش بهره وری فردی و شغلی و همچنین، کاهش استرس شده و همین امر موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود.
شناسایی راهزنان زمان
برای مدیریت زمان موثر، عوامل اتلاف وقت یا راهزنان زمان را شناسایی کنید. این عوامل عبارتند از:
• گم شدن چیزهای ضروری
• جلسات غیرضروری
• کمال طلبی
• آشفتگی و عدم تمرکز
• صحبت های بی اهمیت و کم اهمیت
• میهمانان ناخوانده
• تلفن های مزاحم و غیرضروری
• دوباره کاری
• عدم انضباط کاری
• سستی و عدم اراده در تصمیم گیری
• ناتوانی در نه گفتن به خواسته های نابجا و کارهای غیرضروری
• امروز و فردا کردن و به تعویق انداختن کارها
شش اصل کاربردی در مدیریت زمان
برای انجام مدیریت زمان موثر، شش اصل ذیل را در دستور کار خود قرار دهید:
اصل اول: داشتن اهداف مشخص
اکثر افراد هدف مشخصی در زندگی ندارند. داشتن زندگی خوب، مفید بودن در جامعه، رسیدن به آرامش و … هیچ کدام به معنای هدف مشخص نیستند.
هدف مشخص به معنای این است که افراد به طور واقع بینانه هدف گذاری کنند و این هدف دارای محدودیت زمانی، قابل اندازه گیری و قابل دسترس باشد. بدون هدف مشخص، مدیریت زمان معنایی ندارد.
موثرترین روش برای رسیدن به اهداف بلندمدت این است که این اهداف را به اهداف کوتاه مدت تر و مشخص تری تبدیل کنید. با خرد کردن اهداف می توانید برنامه ریزی روزانه دقیقتری انجام داده و روند دستیابی به اهداف را ارزیابی کنید.
اصل دوم: اولویت بندی کارها
کلیه فعالیت هایی که در زندگی خود انجام می دهیم، به دو دسته ذیل تفکیک می شوند:• کارهای مهم: کارهایی که در راستای اهداف تعیین شده خود انجام می دهیم.
• کارهای ضروری: کارهایی که باید در مدت زمان مشخصی انجام شوند و انجام دادن یا ندادن آنها در کوتاه مدت تبعاتی دارد.
با در نظر گرفتن این دو دسته، درمی یابیم که در واقع با 4 نوع فعالیت همیشه مواجه هستیم:
• کارهای مهم و فوری: کارهایی که اهمیت زیادی برای ما دارند و باید در مدت زمان مشخصی انجام شوند.
• کارهای مهم و غیرفوری: این فعالیت ها، تفاوت میان افراد موفق و ناموفق را نشان می دهد. این کارها معمولا اگر به تعویق انداخته شوند، باعث عدم موفقیت افراد می شوند. این کارها اگرچه که فوریتی ندارد، اما در بلندمدت آثار انجام ندادن آنها مشخص خواهد شد. به عبارتی، انجام دادن این کارها به کنترل درونی و انضباط فردی نیاز دارد.
• کارهای فوری و غیرمهم: کارهایی که در راستای اهداف ما نیستند، اما انجام آن ها فوریت دارد. این کارها باید به گونه ای انجام شوند که وقت کمتری از ما گرفته شود و یا اینکه در صورت امکان، به افراد دیگری محول شود.
• کارهای غیرمهم و غیرضروری: کارهایی که انجام دادن آنها نه فوریت دارد و نه الزامی است. معمولا این کارها برای فرار از تمرکز حواس یا سرگرمی انجام می شوند.
اصل سوم: مهارت نه گفتن
افرادی که درصدد موفقیت هستند و می خواهند مدیریت زمان موثرتری داشته باشند، باید هنر نه گفتن را بیاموزند. نه گفتن برای دفع موارد ناخواسته ضروری است.برای کسب مهارت نه گفتن، اصول ذیل را بیاموزید:
• صریح و قاطع نه بگویید.
• محترمانه نه بگویید.
• بعد از نه گفتن عذرخواهی نکنید.
• توضیحات اضافی ندهید.
البته در نظر داشته باشید که هنر نه شنیدن هم به اندازه هنر نه گفتن اهمیت دارد.
اصل چهارم: هنر تفویض اختیار
تفویض اختیار به معنای محول ساختن وظایف یا واگذاری آنها به دیگران است. از نظر پیتر دراکر، مدیریت زمان به معنای هنر تفویض اختیار می باشد.تفویض اختیار برای آزاد ساختن وقت خود و انجام کارهای مهمتر و مفیدتر امری ضروریست؛ تفویض اختیار موجب رشد تفویض کننده و کسی که مسئولیت انجام کاری را می پذیرد، می شود.
اصل پنجم: برنامه ریزی روزانه
اهداف سالیانه یا ماهیانه باید به اقدامات و برنامه های روزانه شما تبدیل شوند. اگر برنامه ریزی روزانه برای رسیدن به اهداف خود نداشته باشید، این اهداف رویایی بیش نخواهند بود.برای برنامه ریزی روزانه، لیست فعالیت هایی که باید روز بعد یا روزهای بعد انجام دهید را مشخص کنید و بر اساس این لیست، کارهای خود را پیش ببرید. دفترچه یادداشت، پلنرها و نرم افزارهای برنامه ریزی، ابزار مناسبی برای برنامه ریزی روزانه می باشند.
اصل ششم: قانون KISS (قانون فشردگی و سادگی)
این قانون را باید در تمام کارهایی که انجام می دهید، رعایت نمایید. به عنوان مثال، اگر برای مسئله ای که می توانید با یک تلفن کوتاه حل کنید جلسه حضوری تشکیل دهید، وقت خود را هدر داده اید. اگر فردی را هر روز می بینید، دیگر نیازی نیست که برای او یادداشت بفرستید.
تکنیک آیزنهاور در مدیریت زمان
تکنیک “فوری/مهم| آیزنهاور به شما کمک می کند تا برای اولویت بندی کارهایتان تصمیم گیری کنید و مدیریت زمان موثرتری داشته باشید. بر اساس این تکنیک، کارهای خود را در این ماتریس 4 خانه دسته بندی کنید:1. مهم و و فوری : اینکارها بحرانی و حیاتی هستند؛ پس امروز این کارها را سریعا انجام دهید.
2. مهم و غیرفوری : برای اینکارها زمانبندی دقیق و درستی داشته باشید.
3. غیرمهم و فوری: معمولا این کارها جزو مسائل روزانه هستند؛ این کارها را تفویض اختیار کنید یا آنها را در حداقل زمان ممکن انجام دهید.
4. نه مهم و نه فوری: اینکارها را در صورت امکان حذف کنید یا اینکه بعدا در آخر و در حداقل زمان ممکن انجام دهید.
نتیجه گیری
در نهایت، منظور از مدیریت زمان، یک هدف نیست؛ بلکه روشی برای رسیدن به اهداف است. مدیریت زمان باعث افزایش بهره وری فردی و شغلی و همچنین، کاهش استرس می شود. این امر موجب می شود که سلامت روحی و جسمی بهبود یابد و انگیزه بیشتری نیز برای رسیدن به اهداف خود داشته باشید.
دیدگاهتان را بنویسید