مدیریت چیست؟ + برخی از مهم ترین وظایف و کارکردهای مدیران

مدیریت چیست؟

مدیریت یعنی علم اداره کردن امور. عامیانه ترین و رایج ترین تعریف مدیریت نیز این است: مدیریت یعنی هنر انجام دادن کارها از طریق دیگران. کلمه هنر در تعریف فوق بیانگر این است که مدیریت صرفا یک علم نیست، بلکه هنر هماهنگی و ایجاد هم افزایی در سازمان است.

اگر بخواهیم مدیریت را طوری تعریف کنیم که وظایف مدیریت در آن گنجانده شود باید بگوییم: مدیریت یعنی فرایند برنامه ریزی،سازماندهی،هدایت و کنترل. درواقع کل داستان مدیریت در این چهار کلمه خلاصه می شود: برنامه ریزی (مشخص کنیم به کجا می خواهیم برویم)، سازماندهی ( چگونه و با چه امکاناتی می خواهیم به آنجا برویم)، هدایت ( ایجاد انگیزه و رهبری زیر دستان و گروهها) و کنترل ( مشخص نماییم که روند انجام امور با اهداف از پیش تعیین شده در یک راستا هستند و یا خیر). هر مدیر نیز باید پیوسته در حال انجام این چهار مورد باشد.

واقعیت این است گه بیش از هشتاد درصد کارهایی که مدیران انجام می دهند، کار مدیریتی محسوب نمی شود. آنها بیشتر درگیر روزمرگی ها و انجام کارهای ضروری و واکنش دادن به رخدادها هستند.

 مدیریت نوین

در تفکر سنتی مدیریت، اول برنامه ریزی صورت می گیرد، بعد اجرا می شود و نهایتا ارزیابی. در حال حاضر یکی از مدرن ترین و کاربردی ترین نگرش ها را نسبت به علم مدیریت، آقای اریک ریس دارد.

پیشنهاد میکنم حتما کتاب استارت آپ ناب ایشان را مطالعه نمایید. اریک ریس معتقد است در زمانه ای که هیج چیز قابل پیش بینی نیست و تغییرات سرسام آور است، شما نمی توانید یک برنامه ریزی بلند مدت داشته باشید. پس بهتر است ایده خود را در قالب نتایج کوتاه مدت، مزه کنید ( منظورش همان MVP است). طبیعتا شما نمی توانید روی کاغذ ایده هایتان را مزه کنید، بنابراین باید دست به کار شوید و قدم های کوچک و عملی بردارید، و با توجه به بازخوردهایی که دریافت می کنید قدم های بعدی را بردارید و این مسیر را ادامه دهید. این نوع نگاه در مدیریت بی نظیر است، اریک ریس، با این نگاه جسورانه و در عین حال واقعی در مدیریت، همه اساتید مدیریت را متحیر کرده است.

چنین نگاهی را پیش تر ادواردز دمینگ هم به شکلی دیگر مطرح کرده بود. نظریه معروف و جهانی ادوارد دمینگ پایه و اساس بسیاری از تئوریها و اصول مدیریت نوین می باشد. دمینگ می گفت به جای تفکر خطی باید یک سیکل در نظر بگیریم.

اصل مطلب در نظریه PDCA دمینگ ( برنامه ریزی، اجرا، ارزیابی، اقدام اصلاحی) این است که بعد از اینکه برنامه ها را اجرا کردید، مشکلات و واقعیت ها نمایان می شود، با مشخص شدن چالش ها و مسائل ( ارزیابی)، باید برنامه ریزی و یا شیوه های اجرا را تغییر دهید ( اقدام اصلاحی) و این چرخه مدام باید جریان داشته باشد.

مهارتهای مدیریت

به دنبال لیست بالا بلندی از مهارتهای مدیریت نباشید. کافی است نظریه هنری مینزبرگ را مد نظر قرار دهید. مینزبرگ معتقد است هر مدیری در هر سطحی به سه نوع مهارت نیاز دارد.

دسته اول مهارتهای ادراکی است. مهارت ادراکی یعنی توانایی تشخصی موقعیت سازمان در صنعت و درک محیط بیرونی سازمان با نگاهی به آینده. مهارت آینده نگری،آینده پژوهی، هوش رقابتی، تحلیل محیطی و … از این دسته مهارتهاست.

دسته دوم مهارتهای انسانی نام دارد. مهارتهای انسانی یعنی توانایی برقراری  ارتباط موثر با انسانها. هنر ارتباط موثر، مذاکره، متقاعد کردن دیگران، رهبری و تفویض_اختیار از جمله مهارتهاییست که بی تردید همه مدیران به آن نیاز دارند.

دسته سوم مهارتهای فنی نام دارد. مهارتهای فنی یعنی توانایی کار با تجهیزات و ماشین آلات و شناخت فرایندها و روش های انجام کار. طبیعتا در هر سازمانی، هر مدیری باید با فرایندها و تجهیزات آن سازمان آشنا باشد.

همه مدیران به همه این مهارتها به میزان یکسان نیاز ندارند، بکه مدیران ارشد بیشتر به مهارتهای ادراکی و مدیران عملیاتی بیشتر به مهارتهای فنی نیاز دارند. اما چون هر مدیری در هر سطحی باید با انسانها در ارتباط باشد ( در سطح ارشد با رقبا و تامین کنندگان، در سطح میانی با مدیران ارشد و زیر دستان و در سطح عملیاتی با کارکنان خط تولید و عملیات، همکاران و بالادستان)، در تمامی سطوح مدیران باید به مهارتهای انسانی (ارتباطی) به میزان کافی مجهز باشند.

وظایف و کارکردهای مدیران

از یک کسب و کار کوچک که با دو یا سه نفر اداره می شود تا یک کسب و کار چند صد هزار نفری معمولا مدیر باید برای موارد زیر برنامه ریزی های صحیحی داشته باشد:
1. مدیریت منابع انسانی (برنامه ریزی برای گزینش، آموزش،ارزیابی، حقوق و دستمزد، انگیزش و .. کارکنان)

2. مدیریت بازاریابی (شناخت مشتریان و بازار هدف، برنامه ریزی برای تبلیغات و فروش و برند سازی و…)
3. مدیریت مالی و حسابداری ( ثبت رویدادهای مالی، پیش بینی سود و زیان و آماده کردن گزارش های مالی مختلف و …)
4. مدیریت امور اداری (برنامه ریزی و هماهنگی بین بخش های مختلف سازمان، امور پشنیبانی و …)
5. مدیریت فناوری اطلاعات (بکارگیری ابزارها و امکانات نوین فناوری اطلاعات در سازمان جهت توسعه کسب و کار و کاهش هزینه ها،توسعه فروش و …)
6.مدیریت راهبردی (ترسیم چشم انداز مطلوب سازمان و تدوین استراتژی ها و اجرای آن ها)
سایر وظایف و کارکردهایی که به شکل های مختلف در سازمانها وجود دارد: امور حقوقی، مدیریت بازرگانی، مدیریت ...
این عناوین و پست ها در همه سازمانها به یک شکل وجود ندارد و از طرفی با توجه به اندازه سازمانها و نگرش مدیران آنها متفاوت است. اما در تمامی سازمانها ذاتا این وظایف به طریقی دغدغه مدیران محسوب می شود.

آیا یک مدیر باید در تمامی حوزه های فوق تسلط داشته باشد؟

پاسخ ما این است که تسلط نسبی در حوزه های فوق لازم است، به میزانی که مدیر به نگرش سیستمی برسد، لیکن تسلط عملیاتی به هیچ وجه لازم نیست. مثلا نیازی نیست یک مدیر در حوزه فناوری اطلاعات، برنامه نویس باشد، اما باید فرصت های ناشی از فناوری اطلاعات برای سازمانها را درک نماید و با اصول برون سپاری قرارداد های IT آشنا باشد. 

یک مدیر باید بتواند ضمن درک و برنامه ریزی راهبردی در تمامی حوزه های فوق، آنها را به مدیران میانی تفویض نماید. 

مدیر کیست؟

مدیر فقط همان شخصی نیست که در راس سازمان و تشکیلات نشسته است، بلکه هر فردی که به نوعی کار عده ای دیگر را برنامه ریزی و ارزیابی می کند یک مدیر است. از نظر سطوح مدیریت، سه نوع مدیر وجود دارد.

دسته اول مدیران ارشد که همان رئیس و معاونان و مدیران کل است.

 دسته دوم مدیران میانی که همان مدیر بازاریابی،مدیرتولید، مدیر انبار، مدیر آموزش و … است. 

دسته سوم نیز سرپرستان و مدیران بخش ها و شعب هستند. بنابراین در سازمان ما با انواعی از مدیران در سطوح مختلف مواجه هستیم.

تفویض اختیار در مدیریت

مدیریت یعنی تفویض اختیار !

(پیتر دراکر)
بدون تفوض اختیار هیچ رشدی صورت نمی گیرد. نه شما به عنوان یک مدیر رشد می کنید و نه کارکنان شما و نتیجتا نه سازمان شما.
نکته مهم در تفویض اختیار این است که در اموری که نسبت به آن تسلط نسبی ندارید نمی توانید تفویض نمایید. مثلا اگر شما از نرم افزار و برنامه نویسی و طراحی سایت چیزی را نمی دانید و پروژه وب سایت شرکت را به یک مهندس برنامه نویس واگذار کنید، چگونه می خواهید روی آن نظارت داشته باشید؟
در واقع در اموری که شما تسلط نسبی ندارید نمی توانید نظارت کنید و در اموری هم که نتوانید نظارت کنید نمی توانید تفویض اختیار کنید. پس تفویض اختیار می بایست هوشمندانه باشد.

 حال چند نکته در مورد تفویض اختیار موثر بیان می کنیم:

1. تفویض اختیار باید با هدف رشد تفویض کننده و تفویض شونده باشد. مدیر اختیارش را تفویض می کند تا به امور مهم تر برسد نه اینکه از سر ناتوانی و تنبلی تفویض می کند، و تفویض شونده هم چالش جدیدی می پذیرد و رشد می کند.
2. تفویض اختیار باید همراه با دستورالعمل ها و خط و مشی های شفاف باشد. تفویض کننده باید خطوط کلی و راهبردها را برای تفویض شونده تبیین نماید.
3. تفویض اختیار باید همراه با حمایت های لازم باشد. تفویض کننده باید مدام در تفویض شونده ترغیب های لازم را بوجود آورد.
4. تفویض اختیار، باعث سلب مسئولیت از تفویض کننده نمی شود. تفویض شونده باید بدون استرس و فشار به انجام وظایف خود بپردازد و تفویض کننده نیز نباید بار مسئولیت را به دوش تفویض شونده بیاندازد. تنها در این صورت است که تفویض شونده با ابتکار عمل و انگیزه زیاد، موثرترین شیوه را اجرا خواهد نمود.
5. تفویض اختیار باید مرحله به مرحله باشد.
6. به عنوان یک مدیر هرگز امور شخصی تان را به زیردستان تفویض نکنید.