چرا آموزش کارکنان مهم است؟
آنچه در این مطلب خواهید خواند:
تغییر نگرش در مورد آموزش کارکنان
آموزش کارکنان به معنای برگزاری جلسات آموزشی رو در رو در یک محیط آموزشی و یا شبه آموزشی نیست. کارکنان بر مبنای توصیه ها و تذکر ها و دستورالعمل های آموزشی شما و یا آموزشهایی که توسط مربیان بیرونی در سازمان برگزار می کنید، یاد نمی گیرند، بلکه آنها بر مبنای رفتار کارکنان سابق شما و الگوهای رفتاری که در سازمان مشاهده می کنند رفتار خواهند کرد. مثلا کارمندی که در روز اول همه دستورالعمل های آموزشی شما را می خواند و نحوه پوشیدن و رفت و آمد و هنجارها و باید ها و نباید های شما را از شما می شنود، حتما در روزهای اول به همین شکل رفتار خواهد کرد، اما آنچه باعث می شود در بلند مدت چگونه رفتار کند بستگی به رفتار کارکنان سابق شما دارد.
مدیر عامل یک شرکت تولیدی که تولید ظروف لبنیات داشت بیان می کرد که در شرکت تحت مدیریت خود 80 تا کارگر دارد. مسئله عجیبی که در این شرکت وجود داشت این بود که کارکنان فعلی به طور متوسط روزانه 8 واحد تولید می کردند، درحالیکه تولید کارگرانی که تازه استخدام شده بودند، بدون اینکه تجربه و یا آموزشی دریافت کرده باشند روزانه 10 الی 12 واحد بود. اما بعد از حدود یک ماه، تولید کارکنان جدید نیز به همان سطح 8 واحد افت پیدا می کرد. مدیر عامل توضیح می داد که با ترفندهای تنبیهی و آموزشی و تشویقی در طول سالهای اخیر این مسئله را نتوانسته بود حل کند و نهایتا با این قضیه کنار آمده بود.
در یک سازمانی که کارکنان فعلی با تاخیر سر کار خود حاضر می شوند و یا اعتقادی به پوشیدن لباس فرم ندارند، و یا از شبکه های اجتماعی زیاد استفاده می کنند، نمی توان انتظار داشت که کارکنان تازه استخدام شده این رفتارها را انجام ندهند.
مثالی که من همیشه به دانشجویان دوره های MBA می زنم این است که تصور کنید یک راننده بسیار ناهنجار ایرانی را به شهری مانند پاریس می برید و بدون اینکه آموزشی به او بدهید یک ماشین به او می دهید و از او می خواهید که رانندگی کند. به نظر شما در آنجا نیز مثل سابق رانندگی خواهد کرد؟ چرا بدون اینکه آموزشی داده شود، رفتار های او به کلی تغییر پیدا می کند؟
در واقع شما باید از طریق الگوسازی و مدیریت فرهنگ سازمانی بتوانید رفتارهای قابل قبول را به کارکنان تازه استخدام شده منتقل نمایید. هدف ما دادن آموزش به کارکنان نیست بلکه تغییر رفتارهای آنهاست. بسیاری از اقدامات و بودجه های آموزشی در شرکت ها، از نظر من فقط هدر دادن سرمایه و زمان است. تاخیر نکردن، غیبت نکردن، کم کاری نکردن، دادن پیشنهاد، داشتن روحیه و وجدان کاری، انگیزه، نظم و انضباط کاری، احترام به قوانین و اصول سازمانی با آموزشهای کلاسیک بهبود پیدا نمی کند بلکه نیاز به الگوسازی و بازخوردهای روازانه دارد.
بنابراین به جای اصطلاح آموزش، از جامعه پذیری کارکنان صحبت خواهیم کرد. آموزش بخشی از فرایند جامعه پذیری کارکنان محسوب می شود . جامعه پذیری به معنای فرایند انتقال باورها، ارزش ها، اعتقادات، آداب، رسوم، بایدها، نبایدها، قوانین و … سازمان به کارکنان تازه استخدام شده است.
برنامه ها و مراحل جامعه پذیری کارکنان
باز تعریف اصول و باورها و هنجارها
قبل از آنکه هر نوع آموزشی به هر شیوه ای به کارکنان جدید یا قدیم ارائه نمایید، باید مشخص کنید انتظارات شما چیست؟ رفتار های قابل قبول یا رفتارای غیر قابل قبول از نظر شما چیستند؟ هنجارهای شما در این سازمان کدام هستند؟
خیلی ساده و واضح خدمت شما عرض کنم، شما نمی توانید هر روز به یک رفتار کارمند گیر دهید، مگر اینکه همه انتظارات را از قبل مشخص کرده باشید.
در یکی از شرکت ها، مدیرعامل به شدت از نحوه پوشیدن پرسنل ناراضی بود. پوشیدن تیشرت و لباسهای اسپورت توسط کارکنان بخش فروش را قبول نداشت و سوالش از من این بود که من چه کار باید بکنم؟ عرض کردم پوشش مناسب از نظر شما چیست؟ در بدو استخدام یا بعد از آن چند بار در این مورد با آنها بطور واضح صحبت کرده اید؟
شما نیز قبل از اینکه به کارکنانتان گیر بدهید این سوال را از خودتان بپرسید که دستورالعمل های نحوه پوشیدن در این شرکت چیست؟ انتظارات من چیست؟ باید ها و نباید های من کدامند؟ قوانین و مقررات سازمانی من کجاست؟
این نکته را هم تاکید کنم که در کسب و کارهای کوچک اولا لازم نیست جزئیات رفتارهای مورد انتظار از کارکنان را مکتوب کنید، حتی ممکن است شما هیچ سند کتبی از این موارد هم نداشته باشید و هیچ ایرادی هم ندارد، اما باید در مورد آنها با کارکنان صحبت کرده باشید. دوم اینکه حساسیت در مورد برخی از هنجارها و رفتارها ممکن است شما را به یک مدیر خشن تبدیل کند. بهتر است بیشتر در مورد چارچوب ها و نگرش ها و ترجیحا با مشارکت خود کارکنان در این موارد برنامه ریزی کنید. یکی از کارخانه های تولید چسب در سالهای اخیر که حدود 70 صفحه دستورالعمل رفتاری و انضباطی برای کارکنان مشخص کرده بود که حتی شامل نحوه رفتن به سرویس بهداشتی هم می شد، دیدید که چه افتضاحی در شبکه های اجتماعی به بار آورد.
جلسه توجیهی و آشنایی با شرکت
برای ایجاد روحیه در فرد تازه استخدام شده، و همچنین آشنایی او با تاریخچه و قوانین و اهداف و ساختار سلسله مراتبی سازمان بهتر است یک برنامه در روز اول و یا قبل از شروع به کار رسمی او تدارک ببینید. این برنامه می تواند به صورت یک جلسه دو نفره با حضور مدیرعامل و یا یکی از مدیران ذی ربط و همراه با نصب یک بنر و یا پوستر خوشامدگویی در سازمان و بازدید از قسمت های مختلف باشد.
در برخی شرکت ها یک بسته به نام بسته خوشامدگویی طراحی شده است که بصورت یک دفترچه شامل سابقه و تاریخچه شرکت، سلسله مراتب سازمانی، اهداف و چشم انداز سازمان، معرفی بخش های مختلف سازمان، مشتریان، محصولات و خدمات و افتخارات شرکت در سالهای گذشته است. همچنین این بسته می تواند شامل یک هدیه ارزشمند ولو کم هزینه همراه با جلسه معارفه با همکاران باشد. در جلسه معارفه بهتر است فضایی صمیمی بین همکاران ایجاد نمایید و فرد تازه استخدام شده را همراه با شرح وظایف و مسئولیت ها، اختیارات، روابط شغلی و ضوابط شغلی به بقیه همکاران معرفی نمایید.
آموزشهای بدو استخدام
فرد تازه استخدام شده باید در روزهای اول، آموزش های دقیق و منظمی را هم در مورد نحوه انجام کار و هم در مورد ضوابط شغلی دریافت کند. دقت نمایید این آموزشها اگر سه ماه بعد ارائه شود، دیگر اثربخش نخواهد بود. فرد تازه استخدام شده در روزهای اول آموزش پذیر است و منتظر دریافت آموزشهای لازم از سمت شماست، اما بعد از چند ماه، اصول و ضوابط خودش و یا آن چیزی را که در سازمان عرف است را ملاک قرار می دهد و توصیه های شما را چندان جدی نخواهد گرفت. هرچه در روزهای اول با قاطعیت و شفافیت بیشتری در مورد باورها و هنجارها و انتظارات خودتان با فراد تازه استخدام شده صحبت کنید، احتمال یادگیری آنها بیشتر است. در مورد تمامی مسائل، از جزئی ترین نکات بهداشتی و ایمنی و رفتاری و اخلاق حرفه ای در روز اول با فرد تازه استخدام شده صحبت بکنید.
مراقبتهای ویژه
بعد از اینکه در مورد باورها و ارزش ها و هنجارها و باید ها و نباید ها با کارکنان تازه استخدام شده صحبت کردید، باید در روزهای اول مراقب باشید که آیا آن انتظارات و خواسته های شما نیاز به حمایت و آموزشهای بیشتری دارد و یا خیر. اگر دیدید همه چیز به خوبی پیش می رود حتما بازخورد بدهید و در این مورد نیز با او صحبت کنید و اگر هم متوجه شدید که ایرادی وجود دارد، مجددا توضیحات لازم را در فضایی دوستانه و صمیمی ارائه دهید. از همکاران مربوطه بخواهید که از ایشان مراقبت کنند، دلگرمی ایجاد کنند، آموزش دهند و از او حمایت کنند. این مرحله را من از این جهت مراقبت های ویژه نام گذاری کرده ام که اولا در این مرحله باید حمایتها و دلگرمی های شما و سایر همکاران نسبت به فرد تازه استخدام شده وجود داشته باشد، دوم اینکه در این مرحله در صورت خطا، حق تنبیه و یا ایجاد دلسردی ندارید و بهتر است بازخوردهای لحظه ای و روزانه به او بدهید. این مرحله با توجه به مهارتها و شایستگیهای فرد و همچنین شرایط کاری شما ممکن است چندین روز به طول بیانجامد.
آموزشهای رسمی با استراتژی
برخی از اصول و نگرش ها و مهارتها باید توسط مربیان بیرونی و بصورت مستمر برای کلیه کارکنان اتفاق بیافتد. بهتر است برای هر سال یک بودجه آموزشی در نظر بگیرید و از خبره ترین اساتید در حوزه های مربوطه بخواهید که جلسات آموزشی برای شما برگزار کنند و یا اینکه در صورت کم بودن تعداد کارکنان، آنها را به دوره های آموزشی و یا کارگاههای آموزشی که توسط موسسات مختلف برگزار می شود ارسال کنید. این آموزشها باید جذاب و کاملا کاربردی باشد و با همراهی و مشارکت کارکنان برنامه ریزی شوند.
معرفی چند عنوان آموزشی ویژه کارکنان در کسب و کارهای کوچک و متوسط
o انضباط شخصی و هدف گذاری
o هوش هیجانی
o نظام آراستگی محیط کار (5s)
o مدیریت استرس و تعارض
o معنویت در کار
o اخلاق حرفه ای و وجدان کاری
o کار تیمی
o کیفیت زندگی کاری (QWL)
o مشتری مداری
o اصول و مهارتهای فروش
آموزش مدیران
مدیران کسب و کارها قبل از دادن هر آموزشی به کارکنان باید خودشان دانش و تجربه موثر و صحیح در حوزه های مربوطه داشته باشند. مدیرانی که به آموزش و یادگیری خودشان معتقد نیستند، نمی توانند تغییری در کسب و کارشان ایجاد کنند. تردید نداشته باشید همانطور که مهندسی اصولی دارد، فیزیک اصولی دارد، ریاضی اصولی دارد، حسابداری اصولی دارد، مدیریت هم اصولی دارد. متاسفانه مدیران به تجربیات و توصیه های دیگران بیشتر از دانش واقعی و اصولی کسب و کار ارزش قائل هستند. برخی از مدیران هنوز مدیریت را به عنوان یک علم نپذیرفته اند، اما من عینا شاهد هستم که برخی دیگر که آموزشهای مدیریت کسب و کار را دنبال می کنند، چه بهبودهایی در کسب و کارشان ایجاد می کنند. بی تردید کسب و کار ها تا سطح دانش و آگاهی مدیرانشان رشد خواهند کرد.
معرفی چند عنوان آموزشی ویژه مدیران کسب و کارها
o استراتژی و مدیریت راهبردی کسب و کار
o مدیریت فرهنگ سازمانی
o تعالی سازمانی
o اقتصاد و مدیریت مالی
o فناوری اطلاعات
o نوآوری و بازاریابی
دیدگاهتان را بنویسید