اخراج یا انفصال کارکنان

نحوه اخراج در شرکت های بزرگ و کوچک

یکی از دوستان نزدیکم که کارمند یکی از پتروشیمی های بزرگ در منطقه عسلویه است، به نقل از یکی از دوستان خود تعریف می کرد که در یکی از شرکت های بزرگ اروپایی، وقتی فردی را می خواهند اخراج کنند، او را به دفتر نگهبانی فرا می خوانند. بدون اینکه کارمند مربوطه اطلاعی از اخراج خود داشته باشد، به او می گویند شما اخراج هستید و از این لحظه حق ورود به شرکت را ندارید. وسایل شخصی کارمند که در محل کارش جامانده را نیز بوسیله پست برای او ارسال می کنند.
این روش اخراج را من در شرکت های بزرگ نه تائید می کنم و نه فکر می کنم یک روش اصولی و رایج باشد. اما در شرکت ها و کسب و کارهای کوچک و متوسط، به هیچ وجه چنین روشی توصیه نمی شود. فرآیند اخراج مانند فرایند گزینش باید بصورت مرحله ای و بر اساس یک اصول منظم باشد.

اصول صحیح اخراج کارکنان

اخراج نیرو به اندازه استخدام نیرو مهم است و شاید مهمتر. در حالیکه مدیران غالبا روی استخدام تمرکز می کنند و از اصول اخراج صحیح غافل اند. در اینجا چند نکته در مورد اخراج نیرو را بیان می کنیم.

فرآیند اخراج را تعریف کنید

فرایند اخراج باید عاری از احساس و هیجان و مشابه فرایند استخدام باشد. بررسی مدارک و مستندات، ارزیابی ، مصاحبه و تصمیم به اخراج. قبل از تصمیم به اخراج حتما با کارمند مربوطه مصاحبه کنید. این مصاحبه را من مصاحبه اخراج می نامم. زیرا یک مصاحبه ارزیابی و راستی آزمایی مشابه مصاحبه گزینش محسوب می شود. در این مصاحبه باید در مورد دلایل اخراج با ایشان صحبت کنید، توضیحات و صحبت های ایشان را هم بشنوید و بتوانید فرد را قانع کنید که تصمیم درستی گرفته اید. اگر نتوانید فرد را قانع کنید، یا دلایل شما به اندازه کافی موجه نیست و یا اینکه صراحت و قاطعیت در سیاست ها و کلام شما وجود ندارد.

در هر حال نکته مهم این است که کارمند مربوطه فرصت دفاع و بیان توضیحات خود را داشته باشد. همچنین دلیل اخراج را بهتر است با بقیه کارکنان در میان بگذارید تا شاخص های ارزیابی عملکرد شما ، در سازمان نهادینه شود.

در اخراج نیرو عجله نکنید

به کندی استخدام و به سرعت اخراج کنید. منظورم از این اصل این است که وقتی به این نتیجه رسیدید که فردی باید اخراج شود، در اخراج او تعلل نکنید. زیر وجود چنین فردی در سازمان، طبیعتا به سود شما نخواهد بود. اما وقتی در اینجا عرض می کنم در اخراج نیرو عجله نکنید منظورم این است که نباید به سرعت قضاوت کنید. حتما مدارک و مستندات و شواهد را بررسی کنید، از منابع مختلف اطلاعات بگیرید و تصمیم گیری در مورد اخراج را اندکی به تاخیر بیاندازید.
اخراج نیرو هم باید به صورت مرحله ای باشد. در مورد خطاها و ایرادات کوچک یک تذکر شفاهی ممکن است کفایت کند. با تکرار این خطاها و سهل انگاری ها، می توانید یک تذکر جدی تر بدهید. اما اگر دیدید فرد خاطی کم کاری و یا خرابکاری می کند و به تذکرات شما نیز توجهی نمی کند، و روی بقیه همکاران نیز تاثیر منفی دارد، زمان را برای اخراج او از دست ندهید.

با شجاعت اخراج کنید

اگر دلایل کافی برای اخراج فرد وجود دارد، باید بدون هرگونه ترحم و ترس و تعارف، تصمیم خود را اجرا کنید. بدون پرده و ابهام با کارمند مربوطه صحبت کنید و فرآیند اخراج و تسویه حساب او را با احترام و قاطعانه و بدون وقت کشی انجام دهید.
در یکی از سالن های زیبایی، مدیر سالن در مورد اخراج یکی از کارکنانش می گفت که یکی از کارکنانش که مدت هاست هنجار شکنی می کند، نمی تواند او را اخراج کند. نهایتا به حسابدار خود گفته بود که به ایشان بگوید از شنبه سر کار نیاید.

مانند یک رهبر اخراج کنید

هنگام اخراج ژست های خودکامگی و خشونت وار به خود نگیرید. اخراج حتما باید همراه با دلجویی باشد. مخصوصا اگر اخراج به دلیل اشتباه در استخدام بوده است، باید عذرخواهی و دلجویی کنید و حتی الامکان حمایت های لازم را از او به عمل بیاورید. به هر حال، از آنجا که اخراج برای هر کارمندی ناخوشایند است، بهتر است اخراج همراه با حمایت های لازم از قبیل مشاوره، روحیه دادن و راهنمایی برای کاریابی، باشد. برای اینکه کارمند مربوطه از نظر روحی آسیب نبیند و آمادگی لازم را داشته باشد، بهتر است حتی الامکان یک ماه یا یک هفته قبل از اخراج، وی را آگاه کنید. اگر هم او را برای کار دیگری مناسب تر می دانید، از معرفی ایشان به شرکت های مرتبط، دریغ نکنید.

تجربیات و رابطه را اخراج نکنید

فرآیند اخراج باید به گونه ای باشد که رابطه ها و تجربیات، حفظ شود. اگر سیستم سازمانی شما اصولی باشد و مانند یک رهبر اخراج کرده باشید، طبیعتا نباید نگران پیامدهای اخراج باشید و ازطرفی بتوانید بعد از اخراج هم از تجربیات فرد استفاده کنید. در کسب و کارهای کوچک و متوسط معمولا چون فرآیندها و اطلاعات سازمان سیستم سازی نمی شود، اخراج و یا انفصال کارکنان کلیدی می تواند برای سازمان مشکل آفرین باشد. برای رهایی از این مشکلات باید در زمانی که همه چیز عادی است، برای زمان اخراج و انفصال کارمندان برنامه ریزی کنید. در واقع باید هر زمانی آمادگی از دست دادن کارکنانتان را داشته باشید.

 لازمه این کار این است که اطلاعات و تجربیات سازمانی شما در سازمان دست به دست شود، مدارک و مستندات به شیوه ای اصولی و یکپارچه مستندسازی و بایگانی شود و از نرم افزار های مربوطه در بخش های فروش، مالی و اداری استفاده نمایید.

اخراج کارکنان از نظر قوانین کار و تامین اجتماعی

اگر با کارمند مربوطه قرارداد کتبی دارید باید دقت نمایید که قرارداد های کار توسط هیچ کدام از طرفین قابل فسخ نیست، مگر اینکه قصور کارمند توسط شوراهای حل اختلاف کار، اثبات شود.
اگر کارمند اخراج شده توسط شما بیمه شده است، باید ترک کار وی را کتبا به اداره کار و تامین اجتماعی اعلام نمایید. همچنین به عنوان کارفرما موظف هستید علاوه بر تسویه حقوق و مزایا، حق سنوات ایام کارکرد ایشان را بر اساس نرخ اعلامی همان سال توسط شورای عالی کار، به ایشان پرداخت نمایید.